法為指南，破曉之光.解功能建設(shè)之惑——深挖業(yè)務(wù)需求脈，功能巧思創(chuàng)新奇
開篇引入 公司最近業(yè)務(wù)變革后，組織結(jié)構(gòu)有所調(diào)整，為滿足管理需求，業(yè)務(wù)部門提出需要進(jìn)行管理系統(tǒng)功能建設(shè)。
“我們信息化也做了好多年了，一直在建系統(tǒng)，有一些還是反復(fù)建來回改；甚至是剛建好，又發(fā)現(xiàn)不適配實(shí)際業(yè)務(wù)，需要大面積調(diào)整或重構(gòu)。這次管控平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)需要做好充分的業(yè)務(wù)調(diào)研與方案設(shè)計(jì)，尋找成熟的合作友商給予我們建議和指導(dǎo)……“
“李總，系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)大家都有，關(guān)鍵是如何去評判’成熟’。我們不妨先聊聊系統(tǒng)功能建設(shè)過程中遇到的各類典型問題，再探討如何解決。”
痛難點(diǎn)剖析 01需求分析偏差大，反復(fù)調(diào)研不堪其擾 正所謂“事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，調(diào)研前做好規(guī)劃和準(zhǔn)備是必要的。但由于缺乏成熟方法引導(dǎo)，不清楚調(diào)研大綱該準(zhǔn)備什么，只能單刀直入詢問客戶想法，導(dǎo)致調(diào)研陷入困境。又由于缺乏行業(yè)案例實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，需求人員對業(yè)務(wù)理解存在偏差，往往造成核心用戶識(shí)別不清，找不到項(xiàng)目真正想要解決的瓶頸問題。
需求分析時(shí)，用戶所提問題的合理性和正確性判斷是難點(diǎn)，若不能甄別哪些是管理需求、陷阱需求、隱性需求等，就很難準(zhǔn)確識(shí)別真正的高價(jià)值需求，診斷用戶當(dāng)下亟待解決的痛點(diǎn)。如此一開始就讓用戶需求沒有被準(zhǔn)確、詳細(xì)地定義，這可能導(dǎo)致后續(xù)設(shè)計(jì)和開發(fā)偏離實(shí)際需求。
02方案設(shè)計(jì)不合理，業(yè)務(wù)調(diào)整傷筋動(dòng)骨 方案設(shè)計(jì)是項(xiàng)目成功的基石，但如今卻彌漫著一種“輕視深度方案設(shè)計(jì)，僅圖快速銷售產(chǎn)品”的浮躁風(fēng)氣，逐漸脫離業(yè)務(wù)。方案設(shè)計(jì)人員若不從用戶實(shí)際現(xiàn)狀出發(fā)，不重視用戶真實(shí)訴求，極易使得關(guān)乎業(yè)務(wù)命脈的關(guān)鍵功能存在嚴(yán)重問題，導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常投入使用。
同時(shí)需求的有效傳遞與精準(zhǔn)轉(zhuǎn)化是關(guān)鍵痛點(diǎn)，倘若此過程處理不當(dāng)，易導(dǎo)致開發(fā)團(tuán)隊(duì)對客戶需求理解偏差，不能完全理解或正確實(shí)現(xiàn)客戶所要求的功能特性，會(huì)導(dǎo)致交付的系統(tǒng)在某些關(guān)鍵功能上表現(xiàn)不佳或缺失。
除此，技術(shù)方案時(shí)一旦不考慮企業(yè)未來變革調(diào)整，未能合理預(yù)估數(shù)據(jù)增長速度和處理能力需求，忽略系統(tǒng)交互的易用性等；隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性及擴(kuò)展性都會(huì)受到影響，不能適用業(yè)務(wù)的變化調(diào)整。
03項(xiàng)目文檔不標(biāo)準(zhǔn)，迭代調(diào)整難跟蹤 有效的信息傳遞是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而信息的準(zhǔn)確傳遞又依賴于標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目文檔。當(dāng)下大家更關(guān)注系統(tǒng)功能的及時(shí)按期上線，普遍后補(bǔ)文檔甚至忽略文檔。在實(shí)際操作中，需求文檔表述不清、設(shè)計(jì)方案更新滯后、溝通渠道不暢等，都會(huì)導(dǎo)致需求信息在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和上下游環(huán)節(jié)中失真，造成開發(fā)團(tuán)隊(duì)誤解需求，最終影響系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)并偏離真實(shí)用戶需求。
對后續(xù)運(yùn)維造成的困擾也不容忽視，系統(tǒng)上線運(yùn)行一段時(shí)間后，需要進(jìn)行系統(tǒng)功能優(yōu)化或者解決bug問題，卻又無文檔支撐，不得不增加費(fèi)用依賴供應(yīng)商來打補(bǔ)丁做優(yōu)化，使得系統(tǒng)維護(hù)困難重重。
04項(xiàng)目管理不規(guī)范，預(yù)期目標(biāo)逐漸偏離 項(xiàng)目的規(guī)范管理是決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。除常規(guī)項(xiàng)目計(jì)劃、成本、質(zhì)量管理之外，需求理解的差異及需求的變更控制兩方面顯著影響了系統(tǒng)功能建設(shè)的效率和質(zhì)量，需要予以重點(diǎn)關(guān)注和有效解決。
內(nèi)外部需求共識(shí)不一致方面，由于信息不對稱、溝通不充分，使得項(xiàng)目內(nèi)部與客戶、合作伙伴之間對需求理解不一致，導(dǎo)致各方對系統(tǒng)功能的預(yù)期和實(shí)際需求有出入。
需求變更管理方面，隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，需求變更調(diào)整不可避免，若需求變更后未能及時(shí)同步調(diào)整方案設(shè)計(jì)，將會(huì)導(dǎo)致方案與實(shí)際需求脫節(jié)。
“確實(shí)是這么回事，能看出來你們的經(jīng)驗(yàn)非常豐富，可以給我們重點(diǎn)講講要如何避坑，功能實(shí)施建設(shè)到底要如何做才能建好。”
“我們公司做了十幾年的軟件項(xiàng)目，總結(jié)了一套成熟的功能建設(shè)方法論，這就分享給大家。”
解決方案 我們將管控功能建設(shè)過程分為了項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目交付三個(gè)階段，每個(gè)階段都有相應(yīng)的實(shí)施方法論、標(biāo)準(zhǔn)模板、行業(yè)案例、演示功能等。
圖1 標(biāo)準(zhǔn)化管控功能建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程
01移交與策劃階段 通過詳盡透徹的交底工作，確保項(xiàng)目各方對項(xiàng)目背景有深刻理解，清晰把握項(xiàng)目范圍、建設(shè)目標(biāo)及建設(shè)內(nèi)容等。有針對性地對項(xiàng)目經(jīng)理及需求顧問進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們充分掌握與該項(xiàng)目模塊相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。同時(shí)借鑒過往類似項(xiàng)目案例，汲取其建設(shè)內(nèi)容與成功經(jīng)驗(yàn)，為當(dāng)前項(xiàng)目的推進(jìn)提供有力支撐。
嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目質(zhì)量管理流程，通過完善的項(xiàng)目策劃方案，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目技術(shù)路線、實(shí)施內(nèi)容、實(shí)施計(jì)劃、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、資源計(jì)劃、人員組隊(duì)等要素的研討分析，確保項(xiàng)目開展有章法。
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的召開則旨在統(tǒng)一雙方認(rèn)知，明確項(xiàng)目總體目標(biāo)及實(shí)施路徑，約定實(shí)施計(jì)劃與產(chǎn)出物。并預(yù)先規(guī)劃下一階段調(diào)研工作所需的對接部門和責(zé)任人，以確保項(xiàng)目全程獲得充足支持與協(xié)調(diào)，為項(xiàng)目成功奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
02需求分析階段 核心任務(wù)在于精準(zhǔn)發(fā)掘與定位問題所在。依托標(biāo)準(zhǔn)化方法論和案例庫高效調(diào)研，以行業(yè)典型問題的牽引，可以幫助快速聚焦關(guān)鍵痛點(diǎn)；成熟解決思路的借鑒，有助于打開調(diào)研用戶的思路。
在需求挖掘中，緊密圍繞業(yè)務(wù)流程，深入分析各環(huán)節(jié)流程效率、存在問題和用戶預(yù)期場景，同時(shí)診斷當(dāng)前信息系統(tǒng)存在的操作難題、數(shù)據(jù)質(zhì)量問題和管理方面的短板。
在需求分析中，構(gòu)建用戶需求池，通過系統(tǒng)梳理和過濾海量需求信息，集中關(guān)注對業(yè)務(wù)效率、用戶體驗(yàn)和價(jià)值創(chuàng)造起到關(guān)鍵作用的需求要點(diǎn)。并以真實(shí)場景應(yīng)用來模擬分析用戶需求，將需求轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化條目并寫入需求規(guī)格說明書，經(jīng)雙方確認(rèn)后作為項(xiàng)目實(shí)施的基準(zhǔn)，確保項(xiàng)目真正解決問題并滿足用戶實(shí)際應(yīng)用場景。
03方案設(shè)計(jì)階段 核心在于是以用戶為核心，結(jié)合技術(shù)可行性、業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)性能的全方位考量，實(shí)現(xiàn)既能解決當(dāng)前痛點(diǎn)，又能適應(yīng)未來發(fā)展變化的合理化方案設(shè)計(jì)。
架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)需深入理解業(yè)務(wù)需求和未來發(fā)展趨勢，遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和成熟的架構(gòu)理論，確保系統(tǒng)高度可用、靈活擴(kuò)展、安全可靠且易于維護(hù)。
功能規(guī)劃與設(shè)計(jì)時(shí)，基于用戶角色和使用場景細(xì)化需求，兼顧功能完整性與用戶體驗(yàn)，定期與用戶進(jìn)行交流和反饋，確保功能設(shè)計(jì)貼合實(shí)際業(yè)務(wù)需求，避免過度設(shè)計(jì)和遺漏重要功能點(diǎn)。
集成設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮各組件間的接口定義、協(xié)議兼容、數(shù)據(jù)同步與轉(zhuǎn)換等要素，構(gòu)建松耦合、易擴(kuò)展的系統(tǒng)集成方案。通過設(shè)計(jì)合理的集成測試計(jì)劃，驗(yàn)證不同模塊間的協(xié)同工作能力，確保系統(tǒng)在集成環(huán)境下的穩(wěn)定性和一致性。
04開發(fā)實(shí)施階段 通過開發(fā)負(fù)責(zé)人的需求反講，確保需求要點(diǎn)理解到位，各方理解一致。針對復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯，采用領(lǐng)域驅(qū)動(dòng)模型開發(fā)，開展詳細(xì)的業(yè)務(wù)流程分析和建模，理清業(yè)務(wù)邏輯的各個(gè)環(huán)節(jié)和條件，以便更好地理解和設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)邏輯。同時(shí)過程中質(zhì)量審計(jì)流程控制、問題臺(tái)賬閉環(huán)管理，以及定期開發(fā)進(jìn)度與需求一致性跟蹤檢查，有效確保開發(fā)實(shí)施的順暢開展。
05驗(yàn)收與運(yùn)維階段 必要的系統(tǒng)操作培訓(xùn)可確保用戶快速適應(yīng)并熟悉新系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，不僅能幫助用戶深入理解隱藏在功能背后的操作邏輯與業(yè)務(wù)流程調(diào)整，更是確保系統(tǒng)得以順暢應(yīng)用的基礎(chǔ)。
若要想充分發(fā)揮系統(tǒng)的效能，真正用好，必須輔以完善的運(yùn)行規(guī)范機(jī)制建設(shè)。運(yùn)行管理制度將新系統(tǒng)建設(shè)引發(fā)的業(yè)務(wù)流程革新進(jìn)行規(guī)范化和制度化，確保流程變更的長效穩(wěn)定；通過建立科學(xué)的指標(biāo)監(jiān)測體系，對系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，實(shí)時(shí)掌握系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)，進(jìn)而使規(guī)范管理得以切實(shí)貫徹執(zhí)行。
此外，輔以持續(xù)的功能優(yōu)化與迭代升級，有助于系統(tǒng)建設(shè)與業(yè)務(wù)管理工作更加緊密地融合，使系統(tǒng)功能時(shí)刻貼合業(yè)務(wù)需求的發(fā)展變化。如此，系統(tǒng)便能在與業(yè)務(wù)的深度融合中不斷釋放潛能，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)價(jià)值與技術(shù)目標(biāo)的最大化提升。
總結(jié) “聽你這么一講，思路一下子清晰很多了。除了方法論支撐，還有什么好的經(jīng)驗(yàn)再分享一些。”
“項(xiàng)目實(shí)施中，單單依靠項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有時(shí)容易出現(xiàn)一些偏差。公司構(gòu)建了一套專家體系，有技術(shù)有業(yè)務(wù)，通過KCP流程控制參與到項(xiàng)目當(dāng)中，為項(xiàng)目提供指導(dǎo)支撐，對項(xiàng)目交付助力不少。”
成功駕馭管控功能建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程，絕非僅僅依托于先進(jìn)成熟的方法論指引，更離不開甲乙雙方的緊密協(xié)作與共同努力。在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中，我們需要立足全局，注重細(xì)節(jié)，強(qiáng)調(diào)需求驅(qū)動(dòng)、技術(shù)支撐、用戶導(dǎo)向的原則。借助靈活高效的迭代優(yōu)化機(jī)制，最終打造出既能滿足當(dāng)前需求又能適應(yīng)未來發(fā)展的高質(zhì)量管控系統(tǒng)。
未完待續(xù)...
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